Но многие из тех, кто впервые столкнулся с внеофисным хранением, не понимают, как это устроено и что собой представляет такое архивохранилище. Попробуем разобраться.
С чего все начинается?
Если вы хотите передать документы на внеофисное хранение, вас ждет полноценная архивная обработка всех бумаг компании. Она обычно происходит в несколько этапов:
- специалисты собирают все бумаги, которые хранятся у вас и проводят научную и практическую экспертизу;
- в процессе, как правило, выясняется, что часть бумаг не подлежат хранению и должны быть утилизированы, а часть – наоборот, должны храниться, но отсутствуют, например, были утеряны или испорчены;
- все, что не подлежит хранению, отправляется на переработку (по желанию клиента конфиденциальную), а все, что было утрачено, восстанавливается;
- архивисты определяют сроки хранения бумаг и систематизируют их по типу;
- затем дела соответствующим образом оформляются, документы попадают в строго определенном порядке в папки и короба для хранения, шифруются и отправляются на хранение;
- параллельно обязательно создается каталог, чтобы с бумагами было удобно работать.
Что такое архивохранилище?
Профессиональное архивохранилище представляет собой просторное помещение, специально созданное для того, чтобы в нем на постоянной основе хранились многочисленные бумаги. Это означает, что в нем соблюдены все необходимые для эффективного хранения условия:
- надежная противопожарная защита – системы пожарной сигнализации и автоматического пожаротушения, подходящего для бумаг;
- защита от доступа третьих лиц – сигнализация и современная система шифровки и кодировки, благодаря которой на коробах и папках нет подписей с названиями компаний и другими данными;
- система климат-контроля, которая поддерживает заданный уровень температуры, влажности, освещенности и других параметров, от которых зависит сохранность документов;
- защита от пыли, бактерий, насекомых, грызунов;
- современные металлические стеллажи и полки для хранения.
Что если нам потребуются бумаги?
Этот вопрос волнует очень многих предпринимателей и руководителей государственных компаний, которые задумываются о внеофисном хранении.
Для этого предусмотрено сразу несколько возможностей. Если необходим оригинал, его можно временно забрать из хранилища лично или с помощью аккредитованного курьера, также можно приехать прямо в хранилище и поработать с бумагой на месте.
Если же для работы нужна копия, то сотрудники архива могут выслать ее по электронной почте или факсу в любой момент.