Июн
22
2024
Полезное

УНЭП для кадровика

Автор: Автор: Писатель    Комментарии Нет комментариев

кадровая программаСервис по быстрому подписанию документов с помощью ЭЦП онлайн и бесплатно доступен по ссылке — https://dobyto.ru/sign/

Каждая кадровая программа дает возможность работать с электронными подписями. Это может быть УКЭП, УНЭП или ПЭП, в зависимости от статуса и компетенций сотрудника, вида документов. Для текущей работы кадровиков обычно достаточно оформить неквалифицированную подпись. В сервисе «Добыто. КЭДО» ее можно выпустить за несколько минут. Далее с УНЭП можно работать в личном кабинете пользователя.

Зачем кадровику электронная подпись

Весь документооборот компании можно условно поделить на внутренний и внешний. Для обмена документами и сведениями со сторонними организациями (в том числе гос. органами) обычно нужна УКЭП. Эта подпись имеет самую высокую степень защиты и не требует дополнительных подтверждений

Для внутренней работы, напротив, вполне подойдет и УНЭП. Выпустив ее, специалисты вашей кадровой службы смогут:

  • подтвердить личность для входа в личный кабинет;
  • обмениваться текущими документами, удостоверять их проекты, участвовать в согласованиях;
  • проводить различные мероприятия с персоналом, вести кадровый учет;
  • взаимодействовать с другими отделами и специалистами вашей организации;
  • вести электронный архив, выгружать из него документы и сведения, выдавать справки по запросу персонала.

Все перечисленные процессы и действия вы опишите в инструкциях, положениях и регламентах. Там нужно указать и перечень документов, которые кадровики смогут подписывать УНЭП. По мере необходимости, обновите должностные инструкции, ознакомьте персонал с требованиями по защите данных.

Как оформить электронную подпись на сотрудников отдела кадров

Как и ранее, выпуском УКЭП и УНЭП занимаются удостоверяющие центры. Но не спешите гнать туда своих кадровиков, ведь есть намного более простой способ. В сервисе «Добыто», как и в ряде других аналогичных систем для КЭДО, есть возможность выпустить неквалифицированную подпись. Это не очень сложно, а сам процесс займет несколько минут.

При выпуске УНЭП нужно правильно установить сертификат, настроить рабочее место. Далее кадровики будут использовать подпись для входа в личный кабинет и всех действий с документами. По мере необходимости, УНЭП можно выпустить и на других специалистов, работающих в КЭДО. Срок действия данного вида подписи составляет до 12 месяцев.

Рядовые сотрудники можно использовать простую или неквалифицированную подпись. В целом, для работы в КЭДО вполне подходит и первый вариант. Подписание ПЭП будет возможно, если работник дал согласие на оформление его документов в электронном виде. Если его стаж начался до 31.12 2021 года, то вместо оформления согласия вам достаточно проинформировать о подключении к КЭДО и вручить уведомление.

Советуем и вам уже сейчас перейти на кадровый электронный документооборот, выпустить УНЭП для своих кадровиков. Вот личное решение для внедрения КЭДО: сервисы «Добыто», телефон +7-(499)-110-38-07, адрес электронной почты [email protected], сайт dobyto.ru, телеграм канал — https://t.me/dobyto.

Об авторе:

Оставить комментарий