28
2025
Офисный переезд: 10 советов и рекомендаций
Автор: Писатель
Переезд офиса — это, без сомнения, непростая задача. Однако правильное планирование переезда поможет значительно упростить её и, что самое главное, обеспечит гладкое и без лишних сюрпризов время. Надеемся, наши советы экспертов значительно облегчат переезд вашей компании! Итак, узнайте, что следует учитывать при планировании переезда офиса.
1. Назначьте координатора переезда
Для правильного осуществления переезда компании необходимо назначить координатора всего процесса. Он обеспечит правильное распределение и делегирование задач, а также постоянный контроль за ходом работ и их выполнением. Координатор по переезду также будет отвечать за взаимодействие с перевозчиком, а также за организацию и контроль бюджета переезда на каждом этапе.
2. Спланируйте этапы переезда вашего офиса
Быстрый переезд компании критически важен для её бесперебойной работы. Очевидно, что ни одна компания не может позволить себе чрезмерного простоя. Поэтому крайне важно определить конкретные этапы переезда, назначить им конкретные задачи и ответственных за них. Примечание: вышеупомянутый координатор не обязательно должен быть одним. Чем сложнее переезд офиса, тем больше руководителей стоит назначить. Поэтому рекомендуется назначить ведущего координатора и по одному координатору на каждый этап переезда.
Возвращаясь к этапам планирования, при переезде офиса важно тщательно продумать количество задействованных людей, чтобы минимизировать нарушения нормальной работы компании. Исходя из этого, определите продолжительность переезда и распределите этапы работ, такие как инвентаризация, маркировка офисного оборудования, упаковка редко используемых предметов, транспортировка и разборка мебели, обустройство нового офисного пространства и так далее.
3. Не забудьте подготовить сотрудников к переезду
Правильное общение с сотрудниками крайне важно при переезде компании. Сотрудникам необходимо знать, на каком этапе они находятся: повлечёт ли весь процесс сокращение рабочих мест? Или офис будет расширяться и набирать новых сотрудников? Куда они вскоре будут ездить на работу? Есть ли в новом офисе парковка? И наконец: когда состоится переезд и сколько времени он займёт? Подобных вопросов может быть много, и любой оставшийся без ответа вопрос может, во-первых, породить слухи, которые обретут собственную жизнь, а во-вторых, вызвать хаос.
Не забывайте о своих клиентах и деловых партнёрах, независимо от того, общаетесь ли вы с ними удалённо или по адресу вашей компании. Им следует знать об изменениях, чтобы убедиться, что они продолжают работать с одним и тем же лицом.
4. Составьте список всего
Основой планирования переезда и обеспечения его безопасного завершения является составление тщательной описи всего имущества компании. Этот список должен включать офисное оборудование, мебель, всю бытовую технику, канцелярские принадлежности, архивы, корпоративные гаджеты и так далее.
При инвентаризации стоит определить, какие предметы необходимо перевезти на новое место. Может оказаться, что не все из них понадобятся, например, если в новом офисе установлена новая мебель. Поэтому, составив список, можно переходить к отметке имущества, которое будет включено в переезд компании, а также требующего утилизации или предназначенного для передачи в другой отдел.
5. Сохраняйте свои данные в безопасности: резервное копирование
Переезд вашей компании в значительной степени будет связан с плавным перемещением физических активов. Однако, несмотря на всю эту нагрузку, крайне важно помнить о безопасности всех ваших виртуальных данных. Важно учитывать возможность повреждения любого из ваших компьютеров во время упаковки, перевозки офиса или подключения к новому офису. Перед переездом компании рекомендуется убедиться, что ваши резервные копии актуальны на внешних дисках или в безопасном облачном хранилище.
6. Выбирайте качественные упаковочные материалы для вашего оборудования.
Один из основных ответов на вопрос, как организовать офисный переезд без потерь, — это подготовка максимально качественной упаковки . Конечно, коробками для документов дело не ограничивается: компания будет перевозить мебель, офисную технику, возможно, кухонную технику, товары и многое другое. Поэтому необходимо обеспечить надёжную защиту хрупкого и ценного имущества. Поэтому стоит заказать прочные коробки и упаковочный скотч, маркеры для маркировки, пузырчатую и стрейч-плёнку, а также амортизирующие коврики для переезда — пледы или коврики для упаковки мебели и оборудования.
7. Аккуратно маркируйте офисное оборудование, мебель и коробки.
Безопасная транспортировка офиса — это половина дела. Вторая половина — расстановка вещей в новом офисе. Время здесь тоже имеет решающее значение, и ключ к максимальной эффективности процесса — правильная маркировка всех перевозимых предметов. Поэтому мы рекомендуем описывать содержимое каждой коробки и владельца каждого предмета, например, стульев . Если вам нужно разобрать крупногабаритную мебель, не забудьте также отметить, к какому элементу относится каждая деталь (например, диван 1/11, диван 2/11 и т. д.).
8. Обеспечьте надлежащую защиту документов
Значительная часть текущих и архивных документов компании содержит конфиденциальные данные, которые ни при каких обстоятельствах не должны попасть в чужие руки. Их повреждение или потеря могут серьёзно навредить имиджу компании, нарушить её нормальную работу и даже привести к дорогостоящему судебному разбирательству. Поэтому надлежащая защита документов имеет решающее значение.
Рекомендуется начать с сортировки файлов и определить, какие из них необходимо выбросить до переезда офиса. Избавление от устаревших или ненужных документов может значительно сократить количество коробок, что, в свою очередь, влияет на стоимость переезда. Следующий шаг — организовать необходимые папки, скоросшиватели и отдельные листы бумаги, а также составить список, упаковать их в коробки и чётко маркировать для координатора переезда, избегая при этом разглашения конфиденциальной информации.
9. Или, может быть, профессиональная компания по переездам?
Как видите, работы предстоит, мягко говоря, много. Поэтому хорошим решением может стать обращение в профессиональную мувинговую компанию, которая возьмёт на себя организацию вашего офисного переезда от начала до конца. В Gryzchik.by мы окажем вашей компании поддержку на каждом этапе переезда. Мы предлагаем действительно комплексные услуги по переезду: мы можем взять на себя не только транспортировку, но и:
- инвентаризация офисных документов,
- разборка мебели, оборудования и приборов, а также их сборка,
- упаковка мелких предметов в коробки и распаковка,
- профессиональная защита крупных объектов с использованием материалов высочайшего качества,
- убрать все предметы с этажей, даже если в здании нет лифта, и перенести их на новое место,
- погрузка и разгрузка,
- утилизация ненужной мебели, оборудования, документов и офисных принадлежностей.
Мы знаем, насколько важен для бизнеса быстрый переезд. Поэтому мы ценим качество, сроки и хорошую организацию работы! Хотите узнать, сколько стоит переезд с нами? Запросите бесплатный расчет стоимости без каких-либо обязательств.
10. Проведите тщательную проверку после переезда офиса.
И как только всё обустроится в новом офисе, не почивайте на лаврах. Не забудьте тщательно осмотреть помещение и проверить работоспособность всего оборудования и устройств. Убедитесь, что каждое рабочее место оборудовано необходимыми инструментами, а ваша компания готова возобновить работу на новом месте. Удачи!
Статья написана в сотрудничестве с сайтом сервиса переездов gryzchik.by
