Подготовка бухгалтерии к налоговой проверке нужна не только после получения решения ИФНС или требования о представлении документов. Проверить учет стоит заранее, если в отчетности были исправления, компания работает с НДС, часто меняет контрагентов, проводит нетипичные сделки или не уверена в полноте первички.
Инспекция сопоставляет декларации со сведениями, которые уже есть у налоговых органов: отчетностью компании, данными банков, контрагентов, операторов электронного документооборота и других источников. Если показатели расходятся, могут потребоваться пояснения, подтверждения или корректировка отчетности.
Подготовка помогает выявить ошибки до того, как их обнаружит ИФНС. Компании нужно проверить не только декларации, но и базу 1С, первичку, расчеты с контрагентами, налоги, зарплату и хозяйственные операции.
Если нужно проверить учет, собрать подтверждения и оценить налоговые риски, можно привлечь профильных специалистов для подготовки к налоговой проверке. Они сопоставят данные бухгалтерии и отчетности, найдут расхождения и помогут подготовить обоснованные пояснения.
Когда компании нужно готовить бухгалтерию к проверке
Проверка учета особенно важна, если компания получила требование ИФНС, уведомление о вызове, запрос сведений по контрагенту или решение о выездной проверке. Но ждать официального запроса необязательно. Чем раньше выявлены расхождения, тем больше времени остается на их анализ и исправление.
Подготовка к налоговой проверке нужна, если:
- декларации сдавались с уточнениями или задержками;
- в отчетности отражены убытки или заметные изменения показателей;
- есть расхождения по НДС;
- часть расходов не подтверждена первичкой;
- не проводились сверки с поставщиками и покупателями;
- в 1С есть ручные операции, незакрытые периоды или непроведенные записи;
- компания сменила бухгалтера или восстановила учет;
- проводились крупные, разовые или нетипичные сделки;
- налоговая уже запрашивала пояснения по отдельным операциям.
Если решение о выездной проверке уже получено, важно отдельно изучить порядок проведения выездной налоговой проверки, определить ответственных сотрудников и подготовить материалы по проверяемым периодам.
Что проверить в учете, отчетности и 1С
Проверка бухгалтерского и налогового учета начинается с сопоставления базы 1С, деклараций, бухгалтерской отчетности и фактических операций компании. Данные должны быть согласованы между собой и подтверждены первичкой.
Сначала проверяют, закрыты ли отчетные периоды, нет ли непроведенных записей, отрицательных остатков, необоснованных ручных проводок и расхождений между оборотно-сальдовой ведомостью и расшифровками по счетам.
Отдельно нужно сверить:
- выручку с договорами, актами, накладными и банковскими поступлениями;
- расходы с первичными документами и условиями договоров;
- НДС с книгами покупок и продаж, счетами-фактурами и декларацией;
- налоги и взносы с начислениями, платежами и данными ИФНС;
- зарплату с кадровыми данными, выплатами и отчетностью;
- расчеты с контрагентами с актами сверки;
- кассовые операции с данными онлайн-кассы и бухгалтерской базы;
- основные средства, займы, подотчетные суммы и прочие существенные операции.
Проверка базы 1С нужна не только для поиска технических ошибок. Если декларация сформирована на некорректных данных, пояснения в налоговую не устранят причину расхождения. Сначала нужно определить, какая операция отражена неправильно и как ее исправление повлияет на отчетность.
Какие документы нужно собрать заранее
Документы для налоговой проверки лучше собирать по периодам, контрагентам и видам операций. Это ускоряет подготовку ответа на требование и помогает увидеть, где не хватает подтверждений.
Обычно проверяют наличие:
- договоров и дополнительных соглашений;
- УПД, актов, накладных и счетов-фактур;
- банковских выписок и платежных поручений;
- кассовых регистров;
- актов сверки;
- кадровых материалов и расчетов по зарплате;
- подтверждений по аренде, займам, лизингу и основным средствам;
- авансовых отчетов и подтверждений расходов сотрудников;
- переписки и иных материалов по существенным сделкам;
- ранее представленных пояснений и ответов на требования ИФНС.
Первичные документы должны соответствовать фактическим операциям. Недостаточно иметь подписанный акт или накладную, если из других данных неясно, какие работы выполнены, кто принимал результат, как формировалась стоимость и зачем компании потребовалась сделка.
Если часть подтверждений отсутствует, их запрашивают у контрагентов, получают из ЭДО, банковских архивов и внутренних систем. При этом важно не оформлять бумаги задним числом, а восстанавливать сведения на основании реальных операций.
Что проверить по контрагентам и хозяйственным операциям
При подготовке к проверке стоит оценить не только наличие подтверждений, но и содержание сделок. Инспекцию могут заинтересовать операции, которые заметно отличаются от обычной деятельности компании, имеют крупную сумму или связаны с контрагентами, по которым возникают вопросы.
По каждой существенной сделке нужно понимать:
- зачем она была нужна бизнесу;
- как выбирался поставщик или подрядчик;
- кто согласовывал условия;
- каким образом исполнялся договор;
- какие сведения подтверждают поставку, работу или услугу;
- как проводилась оплата;
- где отражен полученный результат;
- соответствует ли операция деятельности компании.
Сверка с контрагентами помогает выявить операции, которые одна сторона отразила, а другая — нет. Особенно внимательно стоит проверить авансы, возвраты, зачеты, корректировки стоимости, скидки и сделки, попавшие в разные отчетные периоды.
Если у компании есть расходы на консультационные, маркетинговые, транспортные или другие услуги, результат которых сложно оценить только по акту, полезно собрать дополнительные подтверждения: отчеты, задания, переписку, расчеты, маршруты и иные данные по исполнению договора.
Какие ошибки лучше исправить до требования ИФНС
Не каждое расхождение означает, что нужно сразу подавать уточненную декларацию. Сначала нужно определить причину ошибки, ее влияние на налоги и правильный способ исправления.
До проверки лучше разобраться со следующими проблемами:
- доходы или расходы отражены не в том периоде;
- в базе есть операции без первички;
- НДС заявлен по некорректному счету-фактуре;
- данные декларации не совпадают с бухгалтерскими регистрами;
- платежи не распределены по договорам и контрагентам;
- в учете числятся старые задолженности или незакрытые авансы;
- зарплата, НДФЛ и страховые взносы расходятся с отчетностью;
- отсутствуют подтверждения по основным средствам, займам или подотчетным суммам;
- ранее полученные требования ИФНС остались без полного ответа.
Если ошибка привела к неверному расчету налога, бухгалтер должен оценить необходимость корректировки отчетности и доплаты. Если данные верны, но вызывают вопросы, нужно подготовить пояснение и комплект подтверждений.
Подготовка документов для ИФНС должна быть организованной. Перед отправкой нужно проверить, что в ответ включены только запрошенные сведения, файлы читаются, реквизиты совпадают, а пояснение не противоречит отчетности и бухгалтерской базе.
Когда подготовку стоит передать специалистам
Компания может провести внутреннюю проверку самостоятельно, если учет ведется регулярно, первичка собрана, а вопросы ИФНС касаются отдельной операции.
Помощь специалистов нужна, если затронуты несколько налогов или отчетных периодов, есть расхождения по НДС, отсутствует часть подтверждений, в 1С много ручных корректировок, налоговая запрашивает большой объем материалов или компания готовится к выездной проверке.
Специалист проверяет связь между бухгалтерской базой, отчетностью, первичкой и фактическими операциями. Это помогает определить, какие ошибки нужно исправить, какие риски можно обосновать и что следует подготовить для ответа инспекции.
Заключение
Подготовка бухгалтерии к налоговой проверке начинается с проверки данных, а не со сбора папок по требованию ИФНС. Компании нужно сопоставить отчетность с базой 1С, проверить налоги, первичку, расчеты с контрагентами и содержание существенных операций.
Основные риски возникают из-за неполной первички, расхождений между декларациями и учетом, ошибок по НДС, неподтвержденных расходов и операций, деловая цель которых неясна из имеющихся сведений.
Чем раньше компания проведет внутреннюю проверку, тем проще исправить ошибки, подготовить пояснения и представить ИФНС согласованный комплект подтверждений.