Да, жаль, что круг действительно замкнут... Поскольку сложившаяся ситуация может послужить предметом для массы споров,
я бы посоветовал поступить так:
Заявки, как я понимаю, уже поступили, а задатки еще нет?
- В это случае: Заявку не трогаем ровно до тех пор, пока не упадет задаток по ней. Если...