Хранение кадровых документов. Некоторые аспекты

Тема в разделе "Полезное", создана пользователем Editor, 23 янв 2014.

Статус темы:
Закрыта.
  1. Editor
    Offline

    Editor VIP VIP honored

    Хранение кадровой документации – мероприятие, подчиняющееся установленным в законе требованиям. Процесс это многоэтапный, начинающийся с подготовки актов к хранению. Это, в том числе, означает экспертизу ценности документа и в зависимости от этого отнесения его к актам постоянного или долговременного хранения. Отдельные документы формируются в кадровые дела.

    Хранение документов – это в первую очередь обеспечение их сохранности. Причем, как на этапе использования, так и в дальнейшем. А это значит, что необходимо организовать хранилище непосредственно в отделе кадров, а также позаботиться в дальнейшем о передаче их в архив. Это может быть собственный архив компании или специализированный центр обработки данных и документации. Главное – наличие свободного и оперативного доступа ко всем кадровым актам, срок хранения которых еще не истек.

    Как уже отмечалось, некоторые документы формируются в кадровые дела. Те в свою очередь делятся на дела постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (более десяти лет) хранения. Отдельно выделяют также дела по личному составу, которые хранятся 75 лет.

    Документы во время их исполнения находятся непосредственно у лиц, которые с ними работают. Они содержаться в специальных папках с соответствующими надписями. Если же документы уже исполнены, то они подшиваются и хранятся в делах с соответствующей номенклатурой и описью. Такие папки размещаются на полках в соответствии с составленной номенклатурой.

    При этом текущее хранение кадровых документов должно осуществляться в специально оборудованных шкафах и сейфах, запирающихся и опечатываемых.

    Что касается неиспользуемых, но подлежащих хранению документов, то они передаются в архив по особой описи. При этом это не обязательно должна быть собственная архивная служба. Сегодня весьма распространены услуги специализированных центров, которые не только принимают на хранение те или иные акты, но и осуществляют целый ряд сопутствующих мероприятий, будь то сканирование, индексация или уничтожение документов.

    В архив передаются дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет) в архив не передаются. Передача осуществляется по описи, утверждаемой руководителем организации. Если речь идет об архивном центре, то передача ему кадровых дел осуществляется по договору или соглашению. Их предметом является взаимная работа, цель которой – подготовить дела для передачи в хранилище, а также гарантировать соблюдение порядка данного действия.

    Как бы то ни было, но каждое из упомянутых мероприятий подчиняется определенным требованиям, установленным в тех или иных нормативно-правовых актах. Грамотный кадровик непременно должен знать и соблюдать их все. Или же воспользоваться содействием упомянутых нами архивных центров, которые способны обеспечить соблюдение действующего порядка. Целесообразно также отсканировать акты, перенеся информацию с бумажных носителей на электронные. Но это уже совсем другая история.
     
Загрузка...
Похожие темы
  1. blogger
    Ответов:
    0
    Просмотров:
    330
  2. Yuriy
    Ответов:
    4
    Просмотров:
    813
  3. Фрекен Бок
    Ответов:
    2
    Просмотров:
    1.244
  4. Калюжин Дмитрий
    Ответов:
    5
    Просмотров:
    1.330
  5. Zverenish
    Ответов:
    33
    Просмотров:
    3.300
Статус темы:
Закрыта.

Поделиться этой страницей