Я бы считала с момента возврата уведомления (требования о проведении). Если вы считали от даты направления, то это, имхо, не верно в любом случае. Кажется и отказная практика есть по жалобам на АУ за несоблюдение срока в 3 недели.
Думаю, что можно было бы назначить собрание, после того как...